Modules
Un chantier se pilote sur trois choses : le temps passé, l'argent dépensé et les délais tenus. Les modules ci-dessous couvrent ces trois-là, du pointage du matin jusqu'à l'export qui part chez votre expert-comptable.
Le périmètre accessible dépend de la formule souscrite. En pratique, la plupart des entreprises s'appuient d'abord sur deux ou trois modules et se servent du reste à mesure que le besoin apparaît.
Ce qui se passe sur le chantier et qui doit remonter au bureau sans que personne ne ressaisisse quoi que ce soit.
Qui est présent, qui est absent, qui arrive en retard. Chaque heure est rattachée à son chantier et valorisée au coût horaire chargé du salarié, ce qui donne le coût de main-d'œuvre réel tous les soirs au lieu de la masse salariale en fin de mois.
Les quantités produites rapportées aux heures passées : mètres carrés posés par jour, mètres linéaires par heure. Vous savez ce qu'une équipe fait réellement, et vous chiffrez vos devis suivants là-dessus plutôt que de mémoire.
Le stock de chaque chantier et celui du dépôt central. Les livraisons entrent, les consommations sortent, et chaque sortie est imputée au chantier qui l'a consommée au lieu de finir dans un total d'achats indistinct.
Les seuils d'intempérie que vous avez négociés au marché sont suivis pour vous. Une journée d'arrêt est tracée le jour même, avec le motif et les salariés concernés, prête pour la déclaration à la caisse.
Ce qui permet de tenir les délais, et de savoir qui les fait glisser.
Le planning des chantiers et des équipes, avec les dépendances entre tâches et les jalons contractuels. Comme il est alimenté par le terrain, un glissement se voit le jour où il arrive et non au point mensuel.
Chaque retard est rattaché à celui qui en est à l'origine : client, architecte, bureau de contrôle, fournisseur ou vous-même. Au bout de quelques chantiers, la question « avec qui perd-on du temps » a une réponse chiffrée.
Les tâches se créent depuis le chantier, s'assignent à quelqu'un et portent une échéance. Une bibliothèque de tâches types évite de réécrire les mêmes à chaque nouveau chantier.
Les dépannages et la maintenance se suivent comme des chantiers courts : temps passé, pièces posées, facturation. Un retour sous garantie reste rattaché à l'installation d'origine, dont il corrige la marge.
Ce qui a été vendu, ce qui a été dépensé, et l'écart entre les deux pendant qu'il est encore temps d'agir.
Vos devis, appuyés sur une bibliothèque de prix qui vous appartient. Ils fixent le chiffre d'affaires attendu du chantier, avenants compris, contre lequel tout le reste sera comparé.
Un devis fournisseur est lu et devient un bon de commande en quelques secondes. Chaque commande est un engagement de dépense, suivi jusqu'à la livraison et rapproché de la facture qui arrivera.
Vous déposez le PDF du fournisseur, ses lignes en sont extraites, et elles alimentent le coût réel du chantier. Les écarts avec le bon de commande ressortent au lieu de passer inaperçus.
Ce qui a été vendu face à ce qui a été dépensé, chantier par chantier, recalculé chaque jour. Un chantier qui dérape se voit à la troisième semaine, quand on peut encore réorganiser, et pas à la réception.
La partie que l'on découvre en général trop tard, quand une retenue n'a pas été réclamée ou qu'une pénalité tombe.
Les conditions financières opposables à votre client, écrites une fois : retenue de garantie, compte prorata, délais de paiement, révision de prix, TVA. Les situations de travaux s'appuient dessus.
Le registre des retenues de garantie, chantier par chantier, avec les échéances de libération. Les pénalités que vous subissez comme celles que vous appliquez, et les comptes prorata.
Les écarts constatés entre ce qui a été commandé, livré et facturé deviennent une réclamation, du brouillon jusqu'à l'envoi. C'est de l'argent qui se perd faute de temps pour le réclamer.
Les pièces du chantier au même endroit : marché, plans, bons de livraison, photos. Les dates de contrôle inscrites dans le CCAP en sont extraites et alimentent le planning.
La vue au-dessus des chantiers, celle qui sert à décider.
Le chiffre d'affaires lissé mois par mois, l'effectif nécessaire pour le tenir et les marges attendues. C'est ce qui répond à « puis-je prendre ce chantier » et « dois-je embaucher ».
Situations de travaux, factures et suivi des encaissements. Ce qui est facturé se compare à ce qui est réellement avancé sur le chantier.
L'export vers votre cabinet, aux formats qu'il attend (FEC, Quadra, Sage, Cegid), ou poussé directement dans Pennylane. Votre expert-comptable reçoit des écritures imputées, pas une boîte à chaussures.
Vos comptes bancaires agrégés, pour rapprocher ce qui a été facturé de ce qui est réellement encaissé. La trésorerie cesse d'être une consultation d'application bancaire le matin.
Chaque information s'enregistre là où se trouve la personne qui la détient. Le bureau saisit depuis le tableau de bord. Le chantier dispose en plus de WhatsApp, qui n'est qu'un moyen de saisie mais celui qu'il a déjà en main : un message commençant par « batitrak » suffit à déclarer un pointage, une commande, une réception ou une quantité produite. L'application mobile en cours de développement sera un troisième moyen, pour les mêmes données.
Quelle que soit la voie empruntée, rien n'est saisi deux fois : une heure pointée le matin se retrouve le soir dans la rentabilité du chantier.
Par le pointage et la rentabilité dans la quasi-totalité des cas, parce que c'est là que l'argent se perd le plus vite et le plus discrètement. Les marchés, les retenues de garantie ou le plan de charge prennent leur intérêt une fois que les premiers chiffres de chantier sont fiables. Le périmètre exact des fonctionnalités accessibles dépend par ailleurs de la formule souscrite, Starter, Pro ou Expert, et figure au devis commercial.
Non. WhatsApp n'est qu'un moyen de saisie, pratique parce que le chantier l'a déjà en main : pointage, commandes, réceptions, quantités produites. Les mêmes informations se saisissent depuis le tableau de bord, et bientôt depuis l'application mobile. Ce qui se lit et se décide, la rentabilité, le planning, les marchés ou le plan de charge, se consulte de toute façon au bureau.
Non. Batitrak suit ce que la comptabilité générale ne suit pas : la rentabilité par chantier, les heures par ouvrage, les écarts avec le devis. Il lui transmet en revanche des écritures déjà imputées, au format qu'il attend, au lieu d'une liasse reconstituée en fin d'exercice.
Trente minutes sur vos propres chiffres, pour repérer les deux ou trois modules qui vous serviront dès la première semaine.
